Ochrana osobních údajů a soubory cookies

1. Základní ustanovení

Tento dokument upravuje způsob, jakým JUDr. Kateřina Hájková, LL.M., advokátka, se sídlem Dřevařská 12, 602 00 Brno, IČO: 21467293, evidenční číslo ČAK: 21262, e-mail: hajkova@hwlegal.cz, a Mgr. Marek Weiser, advokát, se sídlem Dřevařská 12, 602 00 Brno, IČO: 24407593, evidenční číslo ČAK: 22213, e-mail: weiser@hwlegal.cz, jakožto jednotliví a samostatní správci osobních údajů (každý samostatně dále jen „Poskytovatel“) nakládají s osobními údaji návštěvníků, klientů, kupujících, uživatelů, soutěžících, výherců či jiných fyzických osob, jejichž osobní údaje byly Poskytovateli poskytnuty přímo těmito osobami nebo prostřednictvím spolupracujících subjektů (dále jen „Osoba“).

Poskytovatel klade důraz na ochranu osobních údajů a usiluje o transparentní informování Osob o:

účelu a právním základu zpracování jejich osobních údajů,
typech osobních údajů, které jsou zpracovávány,
způsobu jejich zpracování,
možných příjemcích osobních údajů,
právech Osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů.

Tato pravidla ochrany osobních údajů se vztahují na:

zpracování osobních údajů v souvislosti s využíváním webových stránek Poskytovatele,
zpracování osobních údajů při komunikaci s Osobou prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo jiných prostředků komunikace,
zpracování osobních údajů během trvání obchodního vztahu Poskytovatele s Osobou a jeho dodavateli,
zpracování osobních údajů nezbytné k ochraně oprávněných zájmů Poskytovatele.

V případě jakýchkoli dotazů nebo potřeby dalšího vysvětlení se můžete obrátit na Poskytovatele prostřednictvím e-mailu hajkova@hwlegal.cz nebo weiser@hwlegal.cz, podle toho, který konkrétní advokát je správcem osobních údajů.

2. Účel zpracování osobních údajů a právní základ zpracování

Ochrana osobních údajů Osob je poskytována v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími příslušnými právními předpisy.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů se liší podle účelu jejich zpracování. Poskytovatel zpracovává osobní údaje za těmito účely:

A. Poskytování právních služeb a plnění smlouvy

Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem poskytování právních služeb, včetně právního poradenství, přípravy smluv, právního zastoupení a souvisejících služeb. Údaje jsou nezbytné pro řádné vedení advokátního spisu a plnění smlouvy s klientem.
Právní základ: Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

B. Plnění právních povinností

Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s povinnostmi vyplývajícími z účetních, daňových a archivačních předpisů, právních předpisů o advokacii a dalších relevantních zákonů.
Právní základ: Plnění právní povinnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

C. Zasílání právních novinek a marketingová komunikace

Osobní údaje mohou být zpracovávány za účelem zasílání informací o právních novinkách, změnách v legislativě a nabídce služeb Poskytovatele na základě souhlasu Osoby. Souhlas lze kdykoliv odvolat písemně na adresu sídla Poskytovatele nebo e-mailem.
Právní základ: Souhlas subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

D. Ochrana oprávněných zájmů Poskytovatele

Poskytovatel může zpracovávat osobní údaje za účelem ochrany svých oprávněných zájmů, například v rámci řešení právních sporů či vymáhání pohledávek. Osobní údaje mohou být rovněž zpracovávány za účelem identifikace Osoby v souladu se zákonem o advokacii.
Právní základ: Oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

E. Reference a propagace služeb

Osobní údaje mohou být zpracovávány za účelem uvedení reference o poskytovaných službách, pokud Osoba dobrovolně zveřejní svou recenzi na recenzních portálech či jiných veřejně dostupných platformách. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat.
Právní základ: Souhlas subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

F. Nábor a výběrová řízení

Osobní údaje zájemců o zaměstnání či spolupráci jsou zpracovávány za účelem vyhodnocení kandidátů a vedení náborových procesů.
Právní základ: Souhlas subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

3. Rozsah zpracování osobních údajů

A. Poskytování právních služeb, plnění smlouvy a ochrana oprávněných zájmů

Za účelem poskytování právních služeb (Účel A), plnění právních povinností (Účel B) a ochrany oprávněných zájmů Poskytovatele (Účel D) mohou být zpracovávány následující osobní údaje Osoby:

jméno a příjmení,
adresa,
datum narození nebo rodné číslo,
telefonní číslo,
e-mailová adresa,
číslo bankovního účtu a další platební údaje,
obchodní firma, IČO, DIČ,
URL adresy profilů na sociálních sítích a veřejně dostupné informace na těchto profilech,
informace o zařízení Osoby a o návštěvě webového rozhraní Poskytovatele,
další údaje související s poskytováním právních služeb (např. údaje o obchodních partnerech, zaměstnancích, osobách zapojených do právních jednání nebo sporů, spisové značky, informace a dokumenty související s právním případem Osoby).

Pokud Osoba vyplní a odešle webový formulář, Poskytovatel zpracovává za účelem splnění evidenční povinnosti také datum a čas odeslání formuláře a IP adresu zařízení, ze kterého byl formulář odeslán.

B. Marketingové a obchodní sdělení

Za účelem zasílání právních novinek, marketingových nabídek a obchodních sdělení (Účel C) mohou být zpracovávány následující osobní údaje Osoby:

jméno a příjmení,
adresa,
telefonní číslo,
e-mailová adresa,
obchodní firma, IČO, DIČ,
URL adresy profilů na sociálních sítích a veřejně dostupné informace na těchto profilech,
informace o zařízení Osoby a o návštěvě webového rozhraní Poskytovatele,
zájmy a preference Osoby (pro personalizaci obsahu a služeb).

V případě vyplnění webového formuláře nebo přihlášení k odběru marketingových sdělení Poskytovatel zpracovává také datum a čas odeslání formuláře a IP adresu zařízení, ze kterého byl formulář odeslán.

C. Reference a propagace služeb

Za účelem propagace služeb Poskytovatele formou referencí (Účel E) mohou být zpracovávány následující osobní údaje Osoby:

jméno a příjmení,
obchodní firma,
profilová fotografie,
produkty či služby zakoupené Osobou,
hodnocení Poskytovatele Osobou.

D. Výběrová řízení a nábor

V rámci výběrových řízení na pracovní pozice (Účel F) mohou být zpracovávány následující osobní údaje Osoby:

jméno a příjmení,
adresa,
telefonní číslo,
e-mailová adresa,
fotografie,
informace o vzdělání,
datum a místo narození,
číslo bankovního účtu a zdravotní pojišťovna,
další údaje uvedené v životopise nebo poskytnuté během komunikace s Poskytovatelem.

E. Zpracování citlivých osobních údajů

Pokud Osoba Poskytovateli výjimečně poskytne osobní údaje klasifikované podle GDPR jako citlivé (např. údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání nebo etnickém původu), Poskytovatel je povinen je zpracovávat pouze v souladu s platnými právními předpisy.

4. Způsob zpracování osobních údajů

Poskytovatel přistupuje ke zpracování osobních údajů s maximální obezřetností a důsledně dbá na jejich ochranu. K zabezpečení osobních údajů využívá například:

šifrovací technologie,
elektronické zabezpečení prostor,
SSL certifikáty pro ochranu údajů zadaných prostřednictvím webových formulářů,
přístupové systémy chráněné hesly a další bezpečnostní opatření.

Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně k výše uvedeným účelům, a to jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně.

V rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky pro Osobu.

Osoba je povinna uvádět své osobní údaje správně a pravdivě a neprodleně informovat Poskytovatele o jakékoli jejich změně.Osoba dále potvrzuje, že poskytnuté údaje jsou přesné a že byla poučena o tom, že poskytnutí osobních údajů je dobrovolné.

5. Doba zpracování a uchování osobních údajů

Poskytovatel zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou a vždy v souladu s příslušnými právními předpisy, přičemž zohledňuje jak zákonné povinnosti, tak kvalitu poskytovaných produktů a služeb.

Doby uchování dle účelů zpracování:

Účel A (plnění smlouvy)

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání Smlouvy. Po ukončení Smlouvy jsou uchovávány maximálně 3 roky z důvodu plnění smluvních povinností a následně 5 let dle zákonných povinností (zejména daňové, archivační a evidenční povinnosti a povinnosti dle zákona o advokacii).
Pokud Smlouva uzavřena nebude a služba nebude poskytnuta, budou údaje uchovávány 1 rok a následně dle právních předpisů.

Účel B (plnění zákonných povinností)

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Účel C (marketing a obchodní sdělení na základě souhlasu)

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání souhlasu Osoby až do jeho odvolání. Souhlas lze kdykoliv odvolat písemně na adresu Poskytovatele, přičemž Osoba může požádat o vymazání nebo aktualizaci údajů.

Účel D (oprávněný zájem Poskytovatele)

Osobní údaje jsou uchovávány maximálně 3 roky od počátku jejich zpracování, pokud právní předpisy nestanoví jinak nebo pokud neexistuje odůvodněná potřeba uchovávat je déle.

Účel E (reference v marketingových materiálech na základě souhlasu)

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání souhlasu až do jeho odvolání. Souhlas lze kdykoliv odvolat písemně na adresu sídla Poskytovatele nebo e-mailem.

Účel F (výběrové řízení a zaměstnání)

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu výběrového řízení. Pokud Osoba uzavře s Poskytovatelem pracovněprávní smlouvu, budou údaje uchovávány po dobu jejího trvání, pokud právní předpisy nestanoví jinak. Pokud smlouva uzavřena nebude, může Poskytovatel na základě souhlasu Osoby uchovávat údaje i delší dobu, a to za účelem možné budoucí spolupráce.

6. Zpřístupnění a sdílení osobních údajů

Poskytovatel neprodává ani jinak nezpřístupňuje Vaše osobní údaje žádným jiným komerčním subjektům.

Kdo má přístup k osobním údajům?

Zaměstnanci Poskytovatele – pouze v nezbytném rozsahu a v souladu s jejich pracovním zařazením.
Spolupracující advokáti – pokud je to nutné k poskytování právních služeb.
Poskytovatelé nezbytných služeb – pouze na základě zpracovatelských smluv, které splňují podmínky GDPR a zajišťují ochranu osobních údajů.

Další možné subjekty (zpracovatelé)

Na základě zpracovatelských smluv mohou mít k osobním údajům přístup také:

V případě Účelu C (marketing a obchodní sdělení) také provozovatelé sociálních sítí.
Poskytovatelé serverových, cloudových a IT řešení (např. CRM systémy, advokátní systémy).
Poskytovatelé účetních a daňových služeb.
Poskytovatelé marketingových a komunikačních nástrojů.

Poskytovatel může Vaše osobní údaje sdílet se třetími osobami, pokud jste s takovým zpřístupněním udělili souhlas; k tomu má zákonnou nebo profesní povinnost (např. podle předpisů proti praní špinavých peněz); je to nezbytné pro účely soudního řízení nebo v souvislosti s ním, anebo k uplatnění či ochraně práv Poskytovatele; je Poskytovatel povinen zpřístupnit Vaše osobní údaje novým subjektům nebo třetím osobám v důsledku organizačních změn u Poskytovatele, nebo v souvislosti s převodem jeho činnosti či její části; je nezbytné zpřístupnit Vaše osobní údaje klientům Poskytovatele, Vašemu zaměstnavateli, Vašim odborným poradcům a spolupracujícím osobám Poskytovatele (např. zapojeným do společně pořádaných akcí); Poskytovatel zpřístupní anonymní statistické údaje o chování uživatelů svých webových stránek a související uživatelské informace spolehlivým třetím osobám, včetně poskytovatelů prohlížečů a analytiků.

Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny orgánům veřejné moci, soudům a orgánům činným v trestním řízení výhradně z důvodů uvedených v tomto dokumentu, a to pouze tehdy, je-li zpřístupnění v souladu s povinnostmi mlčenlivosti Poskytovatele. Nebrání-li tomu platné právní předpisy, vynaloží Poskytovatel veškeré přiměřené úsilí, aby Vás o takovém zpřístupnění předem informoval.

Vaše osobní údaje mohou být předány do zemí mimo Evropský hospodářský prostor („EHP“). Tyto země nemusejí poskytovat stejnou úroveň ochrany jako země v rámci EHP.

V zájmu ochrany Vašeho soukromí předává Poskytovatel Vaše osobní údaje mimo EHP pouze: do zemí, kterým Evropská komise udělila rozhodnutí o odpovídající ochraně (adequacy decision), jímž uznala, že poskytují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů; nebo) obchodním partnerům, kteří se smluvně zavázali zavést vhodná ochranná opatření ve vztahu k přenosu, například uzavřením standardních smluvních doložek přijatých Evropskou komisí.

7. Zpracování osobních údajů třetích osob

V některých případech může Poskytovatel zpracovávat osobní údaje třetích osob, tedy fyzických osob spolupracujících s Osobou, pokud tato spolupráce souvisí s předmětem činnosti Poskytovatele a pokud je zpracování těchto údajů nezbytné k naplnění jednotlivých účelů. Veškeré zpracování probíhá v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Jaké osobní údaje mohou být zpracovávány?

Poskytovatel může zpracovávat osobní údaje např.:

Zaměstnanců, klientů nebo dodavatelů Osoby, které Osoba poskytne v souvislosti s plněním jednotlivých účelů.

Zpracování osobních údajů třetích osob podléhá stejným podmínkám jako zpracování osobních údajů Osoby.

Odpovědnost Osoby za souhlas třetích osob

Osoba tímto výslovně prohlašuje, že získala a disponuje platným souhlasem třetích osob ke zpracování jejich osobních údajů, včetně případných citlivých údajů.Osoba je dále povinna informovat Poskytovatele o skončení platnosti souhlasu třetí osoby nejpozději do 7 dnů od vzniku takové skutečnosti.

8. Práva Osob plynoucí ze zpracování osobních údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů má Osoba jako subjekt údajů následující práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům

Osoba má právo kdykoli požadovat od Poskytovatele informaci o tom, zda jsou její osobní údaje zpracovávány. Pokud ano, může Osoba požadovat informace o účelu, rozsahu a způsobu zpracování a také kopii těchto údajů.

2. Právo na opravu a doplnění údajů

Osoba může požádat Poskytovatele o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů. Poskytovatel provede opravu bez zbytečného odkladu s ohledem na technické možnosti.

3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Osoba může požádat o vymazání osobních údajů, pokud:

již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny,
jejich zpracování je protiprávní,
vznese námitku proti zpracování a neexistují převažující oprávněné důvody pro další zpracování,
zanikla zákonná povinnost jejich uchování,
odvolá svůj souhlas a neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování.

4. Právo na omezení zpracování

Osoba může požádat o omezení zpracování jejích osobních údajů. V takovém případě Poskytovatel dočasně pozastaví jejich zpracování, například uchováním nebo dočasným odstraněním.

5. Právo na přenositelnost údajů

Pokud jsou osobní údaje zpracovávány automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy, může Osoba požádat o jejich přenos k jinému správci. Pokud by přenos nepříznivě ovlivnil práva jiných osob, nemusí být žádosti vyhověno.

6. Právo vznést námitku

Osoba může vznést námitku proti zpracování údajů na základě oprávněného zájmu Poskytovatele nebo pro marketingové účely. V případě námitky proti marketingovému zpracování Poskytovatel osobní údaje dále nezpracovává. Pokud je námitka vznesena proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu, Poskytovatel ji vyhodnotí a informuje Osobu o výsledku.

7. Právo podat stížnost

Pokud Osoba není spokojena s vyřízením své žádosti, může podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz, tel.: +420 234 665 111).

8. Právo odvolat souhlas

Souhlas se zpracováním osobních údajů lze kdykoliv odvolat písemně na adresu Poskytovatele, telefonicky na čísle 724 076 527, 774 165 147 nebo e-mailem na hajkova@hwlegal.cz nebo weiser@hwlegal.cz, podle toho, který konkrétní advokát je správcem Vašich osobních údajů.

Důležité upozornění

Poskytovatel je vázán právními předpisy ukládajícími mu určité povinnosti. Z tohoto důvodu může být výkon některých práv Osoby omezen nebo odmítnut.

Pokud jsou žádosti Osoby zjevně nedůvodné, nepřiměřené nebo opakované, může Poskytovatel účtovat přiměřený administrativní poplatek nebo žádost odmítnout.

9. Využívání a zpracování souborů cookies

Poskytovatel používá pro evidenci Návštěvníků a Uživatelů a pro přizpůsobení a personalizaci obsahu webového rozhraní různé síťové identifikátory, tzv. soubory cookies, pixely nebo jiné technologie (dále společně jen „cookies“).

Soubory cookies jsou malé datové soubory, které webové rozhraní Poskytovatele ukládá do zařízení (např. počítač, telefon, tablet, atd.) Návštěvníka či Uživatele. Cookies pomáhají poskytovat a zlepšovat služby Poskytovatele a zjednodušit využívání webového rozhraní.

Při návštěvě a používání webového rozhraní pouze pro informační účely shromažďujeme pouze takové údaje, které jsou nezbytné pro fungování webového rozhraní a jeho bezpečnost. V rámci webového rozhraní Poskytovatele se cookies dělí do těchto skupin:

Funkční cookies – Nezbytně nutné, umožňují základní funkce webového rozhraní a nejsou podmíněny souhlasem.
Statistické cookies (“Statistiky”) -Slouží k měření návštěvnosti a analýze toho, jak Návštěvníci a Uživatelé webové rozhraní používají (např. které stránky navštěvují, jak dlouho se zdrží, odkud přišli). Data jsou zpravidla agregovaná a pomáhají Poskytovateli web zlepšovat. Tyto cookies lze zpracovávat jen s uděleným souhlasem.
Marketingové cookies (“Marketing”) – Používají se pro zobrazování např. personalizovaných reklam na základě preferencí uživatele, ke sledování uživatele na webových stránkách, zasílání reklamy, a podobné marketingové účely.

Poskytovatel využívá nástroje třetích stran pro marketingové a analytické účely, jako jsou např. Google Analytics, Google Ads, Meta Platforms (Facebook, Instagram), Seznam.cz a další.

Návštěvník či Uživatel si může individuálně nastavit cookies prostřednictvím cookies lišty nebo v nastavení svého internetového prohlížeče.

V souvislosti s užíváním cookies má Návštěvník či Uživatel následující práva:

Požadovat informace o zpracování osobních údajů,
Požadovat vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů,
Vyžádat si přístup ke svým údajům a jejich opravu,
Požadovat jejich výmaz, pokud to není v rozporu s právními předpisy,
Obrátit se na Poskytovatele nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů
(www.uoou.cz, tel.: 234 665 111).

Osobní údaje získané tímto způsobem jsou zpracovávány v souladu s právními předpisy a za dodržení přísných interních pravidel pro ochranu soukromí.

V rámci poskytování právních služeb mohou být využívány nástroje umělé inteligence Poskytovatelem, s ověřením výstupů. Osobní údaje a klientská data nejsou do těchto nástrojů vkládána.

Pro jakékoliv dotazy nebo uplatnění práv můžete Poskytovatele kontaktovat na emailu hajkova@hwlegal.cz nebo weiser@hwlegal.cz, podle toho, který konkrétní advokát je správcem Vašich osobních údajů.